Gerenciar os processos de uma empresa é um desafio e tanto. Por sinal, você sente que realiza muitas tarefas, mas poucas vão para a frente? Então é uma boa hora para conhecer o Método Kanban.

Essa prática surgiu dentro do modelo de manufatura enxuta e se expandiu para diferentes áreas. Você pode aplicá-la no desenvolvimento de softwares, na TI, no marketing, nas vendas e no negócio como um todo para melhorar a entrega do serviço.

Saiba mais sobre o método Kanban:

• o que é Kanban e como surgiu;
• os princípios e práticas na hora de aplicar;
• como ele ajuda seu negócio;
• ferramentas gratuitas para visualizar processos.

Tem curiosidade sobre o assunto? Aproveite para aprender a seguir.

O que é o método Kanban? E como ele ajuda?

A palavra kanban vem do idioma japonês e pode ser traduzida como tabuleta ou quadro de mensagens. Ela faz menção à forma como o Kanban enquanto método surgiu na fábrica da Toyota, no final da década de 1940, a partir do trabalho do engenheiro Taiichi Ohno.

Já o conceito como o conhecemos hoje despontou no livro de 2010 “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia”. A obra foi escrita por David J. Anderson, fundador da Kanban University, que nos oferece uma definição de Kanban muito interessante.

Afinal, o que é Kanban? É um método de gerenciar o trabalho de forma visual. Ele torna visível atividades que até então passavam despercebidas no fluxo de trabalho da equipe ou da empresa como um todo. O objetivo é agilizar esse fluxo e, sobretudo, entregar melhores serviços aos consumidores.

O Método Kanban pode ser aplicado a todo tipo de serviços profissionais. Inclusive, pode ser usado com qualquer modelo de trabalho já praticado na sua empresa. Um dos princípios por trás desse conceito é “comece com o que você faz agora”. O Kanban promove uma mudança evolucionária, e não revolucionária. Portanto, não serão necessárias grandes transformações ou longos períodos de adaptação da equipe.

É uma abordagem ao trabalho, o que é diferente de uma metodologia ou estrutura com passos rigorosamente definidos. É um algo a mais que promove melhorias no negócio — com mais chances de funcionar dessa maneira.

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O Kanban pode ser tão simples quanto cartões de papel em um quadro. (Foto via Freepik)

Os princípios para usar o método Kanban

Na página da Kanban University encontramos o Guia Oficial do Método Kanban. Além do significado do conceito, esse material explica os princípios e práticas de aplicação.

Os princípios da gestão são apenas três e bastante simples:

• Comece com o que você faz hoje.
• Concorde em buscar a melhoria evolutiva.
• Encoraje atos de liderança em todos os níveis.

O Método Kanban não gerencia pessoas. Com ele, você gerencia o trabalho, enquanto os membros da equipe se auto-organizam em torno dele. Isso está explicitado entre os princípios da entrega de serviços.

Os princípios orientados para serviços são estes:

• Compreenda as necessidades e expectativas dos clientes e foque nelas.
• Gerencie o trabalho. Deixe que as pessoas se auto-organizem.
• Reveja regularmente as redes de serviços e as políticas delas para melhorar os resultados.

Políticas são as bases que regem o fluxo de trabalho. Elas determinam como e quando o quadro de Kanban será reabastecido, definem quando uma atividade será concluída, limitam quantas tarefas entrarão em cada etapa, combinam a colaboração entre a equipe, estabelecem os horários das reuniões e por aí vai. Mas as políticas devem ser poucas, simples, bem definidas, visíveis, aplicáveis e passíveis de adaptação.

Por falar em reunião, a Kanban University sugere uma conversa diária para acompanhar o status e o fluxo do trabalho.

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Ferramentas gratuitas para montar seus quadros Kanban

Vimos até aqui uma série de informações essenciais sobre Kanban. Por exemplo, sabemos que esse é um método para melhor visualizar as tarefas de um fluxo de trabalho. Daí a importância dos quadros para a visualização e organização interna.

Os quadros Kanban são o jeito mais comum de observar esse método em ação. As atividades são dispostas em colunas com as diferentes fases do trabalho. Na versão mais simples, você pode dividi-las apenas em “para fazer”, “fazendo” e “feito”, sempre da esquerda para a direita.

Exemplo de quadro Kanban no Trello. (Divulgação)

Dependendo da complexidade do processo, é possível acrescentar mais colunas. Por exemplo, no desenvolvimento de conteúdo para as redes sociais, você pode ter as seguintes etapas: Planejamento, Redação, Arte, Aprovação, Programação dos posts.

Em termos de ferramentas, servem até mesmo uma planilha de Excel ou um quadro com papéis coloridos. Cada célula ou cartão corresponde a uma tarefa. Mas existem algumas soluções gratuitas que ainda permitem atribuir mais facilmente uma tarefa a determinado membro da equipe, adicionar o briefing, ressaltar prazos etc.

Estas ferramentas de Kanban têm planos gratuitos para usar:

• Trello: oferece cartões ilimitados e até dez quadros por estação de trabalho.
• Asana: tem mensagens, tarefas e projetos ilimitados, além de colaboração com até dez pessoas.
• Kanban Tool: permite apenas dois quadros e dois usuários na versão gratuita.
• ClickUp: aproveite os quadros Kanban desta ferramenta completa de produtividade.
• KanbanFlow: traz um visual simples mas funcional, com tarefas e quadros ilimitados.

Todas essas opções oferecem o essencial do método Kanban: os quadros, as colunas e os cartões para cada tarefa. A diferença está nos detalhes: anexar arquivos, limite de usuários, mensagens entre a equipe e afins. Teste para descobrir a melhor solução para seu caso.

Para completar, a dica é limitar o número de tarefas em cada etapa. A Kanban University recomenda isso para que a empresa foque em concluir atividades, e não acumular trabalhos em andamento. O mantra deve ser “pare de começar, comece a terminar”.

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Principais respostas sobre o Método Kanban

Aqui está um resumo do Negócios SC sobre o tema.

O que é o Método Kanban?

O Método Kanban é uma forma visual de gerenciar o fluxo de trabalho em quadros com colunas que representam as diferentes etapas de um processo. Cada tarefa é representada com um cartão que avança da esquerda para a direita.

Quais são as vantagens dessa prática?

Ela otimiza o fluxo de trabalho sem exigir grandes mudanças na forma como a empresa já faz as coisas no dia a dia. O objetivo é ajudar seu negócio a concluir mais tarefas e a entregar melhores serviços para o público.

Quais ferramentas usar com o Método Kanban?

Entre as diversas opções disponíveis, estas oferecem planos gratuitos: Trello, Asana, Kanban Tool, ClickUp e KanbanFlow.

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